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terça-feira, 9 de setembro de 2008

09/09 - As dificuldades na implantação do sistema ERP na empresa

A implantação de um novo ERP(Enterprise Resource Planning) traz muitas novidades a empresa e aos seus usuários. Sendo a mesma realizada de forma gradual auxilia para que o impacto seja assimilado por todos. Talvez muitos de vocês já tenham presenciado a situação de ver uma empresa ou colega de trabalho insatisfeito com o sistema ERP. Seja insatisfação com a equipe de suporte interna de informática, seja por falta de recursos oferecidos pelos sistemas, seja por falta de credibilidade das informações, enfim, os motivos são vários e eu poderia preencher toda uma página com eles.
Nos primórdios, na década de 80 e 90, os sistemas eram desenvolvidos internamente pelas próprias empresas. Isto gerava muitas frustrações aos operadores e aos diretores das organizações. Primeiramente, o setor/ departamento de informática era (ou ainda é) formado por pessoas recém formadas ou então por profissionais que integravam outras áreas da empresa. A área recém estabelecida não tinha a maturidade do negócio ainda. A falha de comunicação entre profissionais da informática com outras áreas da empresa era (e ainda é) muito comum. A informática era vista como “um bicho de sete cabeças” e existiam freqüentes choques relacionados à dificuldade do setor em dialogar com outras áreas e com diretores.
Logo a seguir, começaram a surgir empresas de TI (Tecnologia da Informação) especializadas em sistemas ERP. Estas empresas trouxeram uma solução pronta para as organizações. Não havia mais a necessidade de equipes internas para o desenvolvimento de soluções. Todos os sistemas fornecidos por estas empresas já são integrados, trabalhando com um banco de dados, dando mais segurança para as empresas armazenar suas informações estratégicas.
Porém esta nova solução também não é perfeita e com o passar do tempo, em alguns casos, faz-se necessário a troca do ERP (normalmente decidido pela alta direção da empresa). Isto por que o relacionamento das empresas já está desgastado, ou por que o sistema não atende plenamente as necessidades da empresa e das novas determinações do negócio em que a empresa está envolvida.
Quando este processo é concreto, ou seja, vai acontecer a troca do ERP na empresa tem alguns pontos que é necessário levar em consideração:
1) - O que será feito com os dados que tínhamos nos ERP antigo? Neste caso é muito comum que a empresa queira fazer uma integração ou uma migração de informações para o sistema futuro. Caso este trabalho seja realizado, é necessária uma análise minuciosa dos dados que foram gerados no novo sistema.
2) - O novo sistema irá atender às demandas atuais? Com certeza se haverá a troca, é por que o setor responsável por esta análise – geralmente TI e alguns colaboradores chaves de cada setor – já deu a avaliação positiva sobre o novo ERP, mas é sempre bom lembrar que este é um ponto a ser observado.
3) - E as necessidades futuras? Lembre-se que um dos motivos que motivou a troca do sistema é que a empresa atendia os requisitos no momento da assinatura do contrato, porém passados alguns anos e algumas modificações na governança da empresa, o sistema não atendia mais, por isso a sua empresa decidiu trocar! Como fazer para garantir que a empresa irá atender no futuro? Uma boa opção é escolher uma empresa que já esteja consolidada no mercado e tenha um sistema open source. Vale também uma cláusula no contrato garantindo que a empresa poderá realizar alterações no sistema para atender demandas futuras.
4) - Haverá alteração na forma de trabalho dos colaboradores? Sim, haverá. Não se iluda. Os sistemas não são desenvolvidos todos da mesma forma. Eles apresentam a mesma função, por exemplo, controle de estoque, fluxo de caixa, etc.. isto são processos comuns aos sistemas, porém não são operados da mesma forma. Sendo assim é necessário um treinamento em novos processos e na operação do sistema.
5) - O novo ERP “roda” com os equipamentos que tenho hoje? Bom, é um ponto que tem que ser questionado. Provavelmente haverá a necessidade de troca do parque de equipamentos por que os requisitos que você tinha quando adquiriu os equipamentos atuais eram de 10 ou 15 anos atrás. Neste caso, a especificação técnica dos equipamentos é de extrema importância para estabelecer o orçamento do projeto e viabilidade comercial da operação.
6) - O fator psicológico deste processo nas PESSOAS. O fator psicológico é um fator que você deve dar muita atenção. Não adianta você ter o melhor software do MUNDO se as pessoas não querem que a implantação aconteça. Lembre-se, os processos, atividades, controles, são feitos por PESSOAS.
O processo de implantação em alguns caso pode ser muito frustrante. Geralmente quando ocorre uma troca, os operadores já estão "acostumados" com o sistema antigo e são muito resistente às trocas. É preciso que o líder tenha a habilidade de criar um ambiente automotivador, onde as pessoas possam estar interessadas em ver os resultados e proporcionar os resultados.
Provavelmente existem outros vários pontos onde é preciso que se tenha atenção nestes casos, mas são citados aqui os que são gerais. Outros aspectos surgirão e devem ser analisados pela estrutura de TI. Mas acima de tudo é importante lembrar do escopo que havia sido definido no início do projeto.
Fonte: Blog Gestão de Projetos (Felipe Dutra)
Até a próxima, pessoal!!!
Grande abraço!
Sandro F. Voltolini

4 comentários:

Saul Jose Bento disse...

Este tema é recorrente nas empresas. O que é melhor : um sistema com a nossa "cara" ou algo novo que traga mudanças tambem nos procedimentos. Vale a reflexão.

Ademir Sachetti disse...

A grande revolução, sem dúvida, foi o surgimento destas empresas de TI especializadas em ERP. Além de oferecer uma solução praticamente validada, ajuda na integração, inclusive, com outras empresas (fornecedores e clientes)estabelecendo muitas interfaces que antes era possível apenas por telefone, fax ou e-mail. O custo é alto, o sacrfício é grande mas no final vale a pena.

Ademir Sachetti disse...

um abraço Sandro!
Ademir

Leandro Karasinski disse...

Um fator determinante para o fracasso da implantação é a resitência a mudança.
Como neutralizar a resistência à mudança, algo considerado tão natural ao ser humano?
Envolver os usuários, essa é a questão. Deixar claro que que a mudança é necessária e que no final ela será muito benéfica.
Sem o envolvimento intenso e direto dos patrocinadores da mudança, ela estará condenada!